Recherche (administrative) avancée

La page Recherche administrative avancée permet de rechercher divers types d'objets dans le portail en faisant porter la recherche sur les propriétés et l'emplacement des métadonnées. Avant de rechercher un objet administratif, vous devez sélectionner le type de l'objet.

Par défaut, une recherche administrative avancée se limite aux dossiers de la hiérarchie administrative, mais vous pouvez la configurer pour qu'elle porte également sur les dossiers du répertoire de connaissances.

La page Recherche administrative avancée comprend les sections ci-dessous :

Définition de la recherche :

1. Prescrivez la méthode de prise en charge des critères de recherche :

• Si vous souhaitez que les résultats de la recherche soient conformes à toutes les conditions définies, choisissez Tous les critères. L'option Tous les critères équivaut à utiliser l'opérateur ET.

• Si vous souhaitez que les résultats de la recherche soient conformes à au moins une des conditions définies, cliquez sur Un critère quelconque. L'option Un critère quelconque équivaut à utiliser l'opérateur OU.

2. Si vous souhaitez rechercher un texte dans le nom ou la description d'un objet administratif, tapez le texte que vous recherchez dans la zone Recherche de texte. Vous pouvez vous servir des règles de recherche de texte.

3. Si vous souhaitez rechercher des valeurs de propriété :

1. Cliquez sur Ajouter des critères .

2. Dans la liste déroulante Propriété, sélectionnez la propriété consultable dont vous souhaitez filtrer les valeurs.

3. Dans la liste déroulante Condition, sélectionnez l'opérateur que vous souhaitez appliquer à cette condition. Cette liste varie selon la propriété sélectionnée :

• Pour une propriété texte, vous pouvez rechercher une valeur qui contient votre chaîne de recherche, ou vous pouvez rechercher des propriétés vides (Ne contient aucune valeur).
  
  Conseil : Pour exclure des résultats contenant des valeurs particulières, sélectionnez Contient dans la liste déroulante Condition, puis tapez « sauf » suivi des mots que vous souhaitez exclure de la recherche. Par exemple, si vous souhaitez rechercher des tâches en excluant les tâches de mise à jour de la base de données, tapez « tâches » dans la zone de texte Recherche de texte, sélectionnez Contient dans la liste déroulante Condition et tapez « sauf mise à jour base de données » dans la zone de texte Valeur.

• Pour une propriété date, vous pouvez rechercher une valeur qui vient après, vient avant, est ou n'est pas la date et l'heure que vous choisissez.

• Pour une propriété nombre, vous pouvez rechercher une valeur qui est supérieure à, est inférieure à, est, n'est pas, est supérieure ou égale à ou est inférieure ou égale au nombre que vous entrez dans la zone de texte.

4. Dans la zone de texte Valeur, entrez la valeur que la propriété doit avoir, ou ne pas avoir, en fonction de l'opérateur que vous sélectionnez.
   
   Remarque : Si vous recherchez une propriété de texte, vous pouvez vous servir des règles de recherche de texte.

5. Pour ajouter d'autres conditions de propriété, répétez les étapes a à d.

4. Si vous souhaitez supprimer une condition de propriété, sélectionnez la condition puis cliquez sur .

5. Définition des options de recherche :

• Marche à suivre pour limiter votre recherche à un dossier administratif spécifique :

1. Précisez les dossiers auxquels vous souhaitez limiter la recherche :

• Pour choisir des dossiers du répertoire de connaissances, cliquez sur Ajouter un dossier de documents.

• Pour choisir des dossiers de la section Administration, cliquez sur Ajouter un dossier d'administration.

• Pour supprimer des dossiers de la liste, sélectionnez les dossiers et cliquez sur .

• Pour sélectionner ou désélectionner toutes les cases correspondant aux dossiers, sélectionnez ou désélectionnez la case en regard de Noms des dossiers.

2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un dossier de recherche, développez les dossiers selon les besoins, cochez les dossiers sur lesquels faire porter la recherche, désélectionnez les cases en regard des dossiers à ne pas examiner, puis cliquez sur Ok.

3. Indiquez si vous souhaitez inclure les sous-dossiers. Par défaut, la recherche du portail porte aussi sur les sous-dossiers. Si vous ne souhaitez pas faire porter la recherche sur les sous-dossiers, désélectionnez la case à gauche de Inclure les sous-dossiers.

• Pour préciser le nombre de résultats affichés sur une page, choisissez une valeur dans la liste déroulante Résultats par page.

• Pour limiter votre recherche à une langue spécifique, sélectionnez la langue dans la liste déroulante Langue.

• Dans la liste Types de résultats, vous devez définir les types d'objets à rechercher. Désélectionnez les cases situées en regard des types d'objets que vous ne souhaitez pas inclure dans la recherche.
  
  Pour sélectionner ou désélectionner tous les types d'objets, cochez ou annulez la sélection de la case en regard de Type d'objet.
   

6. Une fois les paramètres de recherche définis, cliquez sur Rechercher.
   
   Remarque : Si vous souhaitez rétablir toutes les conditions de recherche par défaut, cliquez sur Effacer.

Exemple de recherche de propriété complexe

Vous pouvez baser une recherche de propriétés complexes sur plusieurs critères de propriété. Par exemple, si vous souhaitez trouver des éléments administratifs publiés après une certaine date par une succursale particulière de l'entreprise, vous pouvez choisir les valeurs ci-dessous pour les critères de propriété :

• Premier critère : Propriété = Objet créé le, Opérateur = Vient après, Valeur = 30 décembre 2003. Les résultats de cette recherche seront limités aux objets créés après le 30 décembre 2003.

• Deuxième critère : Propriété = Société, Opérateur = Contient, Valeur = Société A. Les résultats de cette recherche seront limités aux objets pour lesquels la propriété de société contient Société A.

• Troisième critère : Propriété = Adresse, Opérateur = Contient, Valeur = San Francisco. Les résultats de cette recherche seront limités aux objets contenant San Francisco dans l'adresse.

Pour en savoir davantage sur les fonctions disponibles en haut du portail, voir la rubrique Accueil, Mon compte, Déconnecter, Aide et Recherches.

• Marche à suivre pour afficher la page associée à cette rubrique d'aide :

1. Cliquez sur Administration.
2. Cliquez sur .